New Flyer公司把開(kāi)支管理看作一件重要的變革工具，將原有的采購(gòu)部門(mén)轉(zhuǎn)型為一個(gè)獨(dú)立的戰(zhàn)略性職能部門(mén)，由首席財(cái)務(wù)官來(lái)領(lǐng)導(dǎo)。杰爾系統(tǒng)公司則制定了商品成本系數(shù)（CCI），用以評(píng)估定價(jià)，并深入分析哪些潛在因素會(huì)影響公司所需的原材料和商品價(jià)格。 任何企業(yè)都可以學(xué)習(xí)New Flyer和杰爾系統(tǒng)公司的理念，借鑒他們成功管理開(kāi)支的方法和思路。

　　New Flyer公司：成立戰(zhàn)略性的采購(gòu)部門(mén)

　　不久前，加拿大巴士制造商N(yùn)ew Flyer工業(yè)公司的發(fā)展差點(diǎn)走進(jìn)了一條無(wú)路可逃的死胡同。幾年前，這個(gè)北美最大的客運(yùn)巴士制造商面臨嚴(yán)峻的財(cái)務(wù)困境，新東家接手之后，努力扭轉(zhuǎn)局面并使公司扭虧為盈。作為其中的一項(xiàng)改革舉措，管理層引進(jìn)了新的供應(yīng)鏈管理人才，其目的在于加強(qiáng)控制公司高達(dá)4億美元的原材料開(kāi)支，并增加開(kāi)支的透明度。

　　公司首先讓前財(cái)務(wù)總監(jiān)懷特（David White）改任負(fù)責(zé)供應(yīng)管理的副總裁。懷特在公司擔(dān)任財(cái)務(wù)總監(jiān)多年，深知控制開(kāi)支對(duì)于公司盈利水平的重要性。不久后，New Flyer又引進(jìn)了法魯吉亞（Michael Farrugia）任供應(yīng)管理的執(zhí)行副總裁。法魯吉亞有多年在航空企業(yè)管理采購(gòu)及存貨的經(jīng)驗(yàn)，因此公司寄予厚望，希望他能夠改變過(guò)去的采購(gòu)方法。此后兩人開(kāi)始密切配合，創(chuàng)立具備新使命的采購(gòu)部門(mén)。

　　采購(gòu)部門(mén)獨(dú)立運(yùn)作 上任伊始，懷特提出，新的采購(gòu)部門(mén)必須作為一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，自負(fù)盈虧?！拔覀儺?dāng)作是在獨(dú)立經(jīng)營(yíng)一個(gè)4億美元的企業(yè)?！睉烟卣f(shuō)?！拔覀儽仨毎堰@個(gè)部門(mén)當(dāng)作公司里的一個(gè)公司，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，控制成本。我們向股東匯報(bào)如何管理預(yù)算。我們是一家企業(yè)，有著自己的客戶(hù)?！?/p>

　　既然如此，這個(gè)新“企業(yè)”就需要一個(gè)首席財(cái)務(wù)官，這個(gè)職責(zé)由懷特來(lái)?yè)?dān)任，他將財(cái)務(wù)管理和控制方面的經(jīng)驗(yàn)實(shí)施到采購(gòu)管理中。之前，New Flyer的三十個(gè)采購(gòu)專(zhuān)員遍布北美各地，受到的監(jiān)控力度各不相同。通過(guò)設(shè)立一個(gè)全面擔(dān)當(dāng)采購(gòu)財(cái)務(wù)責(zé)任的首席財(cái)務(wù)官，采購(gòu)員就知道了最終的責(zé)任由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)。而以前每個(gè)采購(gòu)人員各自為政，單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，使采購(gòu)部門(mén)無(wú)法充分地控制并降低采購(gòu)成本，很難使公司扭虧為盈。

　　懷特和法魯吉亞合作之初有一個(gè)有利條件，即所有的采購(gòu)單據(jù)都已經(jīng)存在于企業(yè)的ERP系統(tǒng)中。不過(guò)當(dāng)時(shí)公司只是保存著這些數(shù)據(jù)，并沒(méi)有經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行分析和評(píng)估。懷特認(rèn)為，開(kāi)支管理分析可以從研究這些數(shù)據(jù)入手。

　　“我們當(dāng)時(shí)需要建立一個(gè)與企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃相適應(yīng)的資源計(jì)劃，這樣我們才能達(dá)到目標(biāo)?！睉烟卣f(shuō)，“我們需要有一個(gè)現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫(kù)——幸運(yùn)的是，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)我們有了。所有的開(kāi)支數(shù)據(jù)都在這個(gè)ERP系統(tǒng)里，但沒(méi)有人去利用?！?/p>

　　靈活管理和應(yīng)用數(shù)據(jù) 懷特的目的就是要重新分析這些開(kāi)支數(shù)據(jù)，然后對(duì)同一商品支付不同價(jià)格的情況進(jìn)行調(diào)整，統(tǒng)一價(jià)格，每一個(gè)部件只能有一個(gè)固定價(jià)格。懷特將ERP系統(tǒng)過(guò)去兩年的數(shù)據(jù)都輸出到一張大表格里，在信息系統(tǒng)工作人員的幫助下形成交易報(bào)告，以便更深入地分析。這些數(shù)據(jù)包括供應(yīng)商情況、零件價(jià)格、數(shù)量以及每個(gè)供應(yīng)商提供零件的數(shù)量。數(shù)據(jù)還進(jìn)一步與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的開(kāi)支數(shù)據(jù)一一核對(duì)，確保所有的數(shù)據(jù)都得到分析。懷特親自花了兩周的時(shí)間檢查兩個(gè)系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)公司近20%的貨物有幾個(gè)各不相同的購(gòu)買(mǎi)價(jià)格。

　　“簡(jiǎn)單地將ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入到表格上并不難，”懷特說(shuō)，“真正耗費(fèi)時(shí)間的是了解和使用這些數(shù)據(jù)。”New Flyer內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)（MIS）團(tuán)隊(duì)根據(jù)懷特設(shè)定的條件做出了一份開(kāi)支報(bào)告，供應(yīng)商可以根據(jù)報(bào)告提供必要的數(shù)據(jù)，匯報(bào)過(guò)去的銷(xiāo)售量和計(jì)劃銷(xiāo)售量。

　　為了更好地管理龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，New Flyer將企業(yè)購(gòu)買(mǎi)的主要商品分為以下四類(lèi)：金屬、橡膠及合|成物、電力系統(tǒng)、動(dòng)力傳動(dòng)系統(tǒng)，這些商品的開(kāi)支構(gòu)成企業(yè)開(kāi)支的絕大部分。每一種類(lèi)貨物的采購(gòu)由一位采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)，其目的用懷特的話說(shuō)，是“將訂貨的工作從購(gòu)買(mǎi)的工作中分離出來(lái)”?！懊刻煨枰匈?gòu)買(mǎi)的東西和當(dāng)天缺貨的零件總會(huì)影響主要的戰(zhàn)略性采購(gòu)。采購(gòu)人員的思路總是被短期的緊急需求所打斷。在這種情況下如果要成功實(shí)施戰(zhàn)略性采購(gòu)，就必須有合適而且萬(wàn)無(wú)一失的采購(gòu)資源?！?/p>

　　采購(gòu)專(zhuān)員們知道了他們的主要任務(wù)后，選擇一些供應(yīng)商，并邀請(qǐng)他們重新面議價(jià)格。

　　“我們按商品開(kāi)支的重要性排列公司的采購(gòu)項(xiàng)目，建立時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，并采取控制措施。公司規(guī)定除了懷特和我，其他人都不能與任何供應(yīng)商達(dá)成交易?！狈敿獊喺f(shuō)，“我們從價(jià)格高的商品開(kāi)始談判，確保能以新價(jià)格采購(gòu)。我們的目標(biāo)是以非常固定的價(jià)格購(gòu)買(mǎi)任何商品?！?/p>

　　了解并分析開(kāi)支數(shù)據(jù)對(duì)談判有很大的幫助，因?yàn)楝F(xiàn)在New Flyer清楚地知道過(guò)去向某一供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)了哪些產(chǎn)品，同時(shí)能夠根據(jù)公司去年20%的收入增長(zhǎng)情況，預(yù)測(cè)近期會(huì)向該供應(yīng)商采購(gòu)多少商品，或者預(yù)測(cè)近期某一零件的需求量。實(shí)際上，據(jù)懷特說(shuō)，供應(yīng)商同樣常常并不清楚客戶(hù)購(gòu)買(mǎi)的數(shù)量和其他的數(shù)據(jù)。一旦他們知道New Flyer實(shí)際已經(jīng)或者正準(zhǔn)備向他們采購(gòu)大量商品，他們往往樂(lè)意給出更優(yōu)惠的價(jià)格或者提供增值服務(wù)。精確預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)也許對(duì)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)幫助最大，因?yàn)樗麄兛梢愿鶕?jù)New Flyer承諾的采購(gòu)量而不是像過(guò)去那樣的逐月零散訂單進(jìn)行生產(chǎn)。

　　提高數(shù)據(jù)透明度 與供應(yīng)商面對(duì)面商談不僅僅可以得到更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，還可以找到一些節(jié)省費(fèi)用的新方法。有的供應(yīng)商會(huì)建議公司使用新的材料、零件，或者在面談時(shí)提供一些有價(jià)值的分析方法，而這些是在線談判無(wú)法做到的。

　　New Flyer經(jīng)常在內(nèi)部或者與供應(yīng)商一起討論消耗率，并將其作為一種降低成本的可行方法。例如，一家金屬制造商只需要1.5批工人輪班，昂貴的高端設(shè)備也沒(méi)有得到很好的利用。New Flyer為了使他們接受產(chǎn)品的價(jià)格，特地派出了財(cái)務(wù)人員為他們分析成本和設(shè)備的利用率。采取了New Flyer的建議，供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)他們的成本降低了，這樣他們就能夠接受New Flyer要求的價(jià)格和采購(gòu)量。最后，供應(yīng)商還可以增加兩班工人進(jìn)行生產(chǎn)，并提高了設(shè)備的使用率。

　　另一個(gè)例子也可以充分體現(xiàn)提高數(shù)據(jù)透明度并深入分析可以帶來(lái)新的采購(gòu)機(jī)會(huì)。New Flyer每年大概要購(gòu)買(mǎi)15,000個(gè)插銷(xiāo)。以前，公司沒(méi)有考慮過(guò)如何去找最好的貨源，或者通過(guò)談判得到更好的價(jià)格，因?yàn)榕f的系統(tǒng)只顯示一個(gè)供應(yīng)商對(duì)應(yīng)提供一種零件。在數(shù)據(jù)分析的幫助下，經(jīng)過(guò)深入談判，這項(xiàng)零件的總采購(gòu)成本降低了70%。

　　提高數(shù)據(jù)的透明度也有助于New Flyer不再僅僅根據(jù)價(jià)格，而是根據(jù)總成本來(lái)評(píng)估供應(yīng)商。法魯吉亞說(shuō)，為了得到優(yōu)惠價(jià)格提高采購(gòu)量會(huì)增加存貨成本，抵消了低價(jià)采購(gòu)所節(jié)省的成本。提高數(shù)據(jù)的透明度有助于公司訓(xùn)練采購(gòu)人員從不同的角度思考問(wèn)題。

　　“一般情況下，采購(gòu)人員的獎(jiǎng)金與他們能夠降低多少采購(gòu)價(jià)格掛鉤，”他說(shuō)，“一般的公司沒(méi)有教會(huì)采購(gòu)人員從總成本的角度思考問(wèn)題。但在現(xiàn)在這個(gè)系統(tǒng)下，我們可以更嚴(yán)格地控制貨運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)成本，因?yàn)樗鼈兪菢?gòu)成總成本的一部分。每個(gè)人都可以降低采購(gòu)價(jià)格。”

　　雖然與其他企業(yè)相比，New Flyer利用分析數(shù)據(jù)管理開(kāi)支的方法似乎要耗費(fèi)更多的勞動(dòng)，但法魯吉亞認(rèn)為，認(rèn)真逐項(xiàng)研究開(kāi)支項(xiàng)目可以使采購(gòu)人員更好地理解公司的業(yè)務(wù)和供應(yīng)情況。